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Eigentümerversammlungen

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Sondereigentum

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Überschüsse der Objektkonten per SEPA an die Eigentümer auszahlen.

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Belegprüfung erstellen

Objekt

Wirtschaftsjahr

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Konten

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Buchungen

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Belege

Sonstige Konten ausblenden

Blendet Konten aus, die nicht zu Einnahmen, Ausgaben oder Rücklagen gehören (z.B. Forderungen, Verbindlichkeiten, Abgrenzungen, Eröffnungsbilanz, interne Buchungskonten)

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Belegprüfung erstellt!

Wirtschaftsplan

Objekt suchen

Objekt wählen, dann steht hier je Konto ein Vorschlag für den Plan, daneben Ist und Ansatz der Vorjahre.

Vorschau

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Dokument in der Liste wählen

Freigaben

0 ausgewählt

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ETV-Audit

Jede Änderung an Versammlungen, live und in der Nachbearbeitung, dauerhaft protokolliert.

Audit-Log wird geladen…

Kein Objekt ausgewählt

Wähle zuerst ein Objekt auf der Belegprüfungsseite.

Konten der Einzelabrechnung — Zuordnung per Drag&Drop oder über den +-Button anpassbar

Verteilerschlüssel (OB_VSchl)

Schlüssel	Bezeichnung	Gesamtanteile	Typ

Datei-Matching: {BLZ}_{KtoNr}_EUR_*_{Jahr}*.pdf

BLZ	KtoNr	IBAN	Bank	Kontoart	Anzeigen

Erhaltungsrücklage: 5700–5799 • Einnahmen: ≥ 5900 • Betriebskosten: alles andere (Sachkonten) • Bankkonten: konto_art = «B»

KtoNr	Name	KtoArt	Saldo	Kategorie

Anfangsbestand: eb_wert der Konten 5700–5799 • Zuführung: Sollstellungen auf Konto 8080 • Entnahme: Soll-Buchungen auf 5700–5799 • Endbestand: Anfang + Zuführung − Entnahme

KtoNr	Name	EB-Wert	Soll	Haben	Saldo

Datenquelle: HP SYSTEM-Tabellen (HK_DTAProtNeu, SY_Verknüpfungen)

Benutzerdefinierte Kontenbereiche für die Zuordnung in der Belegprüfung. Änderungen werden beim Speichern übernommen.

Textbausteine für Antworten und Kommentare in der Belegprüfung. Diese können beim Beantworten von Rückfragen per Klick eingefügt werden.

Konfiguration

Verwaltung

Allgemein

Grundlegende Einstellungen der Anwendung

Firma & Identität

Verwalter-Name

Name der Hausverwaltung für Reports und E-Mails

Externe URL

Öffentliche URL für E-Mail-Links. Leer = automatisch.

Benachrichtigungen

Erinnerung nach Tagen

Nach wie vielen Tagen an die Belegprüfung erinnern

ETV-Erinnerungsmails automatisch senden

2 Tage vor der Versammlung, 10:00 Uhr, Absender info@projecta.immo. Einzelne Versammlungen lassen sich im ETV-Tool über den Erinnerungs-Dialog ausnehmen.

Info-Signatur für info@-Mails (HTML)

Wird unter Mails von info@projecta.immo gesetzt (z.B. ETV-Erinnerung). HTML aus dem Signatur-Generator (Karte „Allgemein / info@projecta.immo“) kopieren und hier einfügen.

Objekt-Aufwand

Interne Aufwandserfassung pro Objekt (Zeit-Tracking und Kostenrechnung)

Interner Stundensatz (€ netto)

Kosten = erfasste Stunden × Stundensatz

Inaktiv nach (Sekunden)

Ohne Maus/Tastatur pausiert die Zeiterfassung nach dieser Zeit

Branding & Dokumente

Firmenlogo, Farben und Unterschriften

Erscheinungsbild

Firmenlogo URL

Logo für externe Seiten. Standard: /projecta-logo.png

PDF Briefkopf-Logo

JPG/PNG für Kopfzeile in PDFs (Protokoll, Anwesenheitsliste). Leer = Standard-Logo.

PDF Fußzeilen-Logo

JPG/PNG für Fußzeile rechts unten in PDFs. Leer = Standard-Logo.

Corporate-Design-Farbe

Farbe für Buttons und Akzente auf externen Seiten

Signatur-URL

Externe URL für Unterschriften-Links in E-Mails. Falls leer, wird die externe URL verwendet.

Signatur-URL Verwaltervertrag

Eigener Hostname nur für Verwaltervertrags-Links. Falls leer, gilt die Signatur-URL oben für alle Dokumentarten.

Handschriftliche Unterschrift

Wird für PDF-Unterschriften verwendet. PNG oder JPG hochladen.

Keine Unterschrift hinterlegt

Belegprüfung

Modus, Server und Ausgabeverzeichnis

Konfiguration

Belegprüfungs-Modus

Live: Änderungen sofort sichtbar ohne Neuverschicken

Beleg-Abgleich zum VPS — tägliche Uhrzeit

Spiegelt 1×/Tag fehlende Beleg-Anhänge automatisch zum VPS (Sicherheitsnetz gegen verwaiste 404er).

Server-URL

Upload-Server für Freigaben und Updates

Standard-Ausgabeverzeichnis

Zahlungsverkehr / SEPA

Bankverbindung und SEPA-Export

Verwalter-Bankverbindung

Wird für VG-SEV und SEPA-Lastschriften als Auftraggeber verwendet.

Kontoinhaber

BIC (optional)

IBAN

SEPA-Export

SEPA Export-Verzeichnis

Ordner für erzeugte SEPA-XML-Dateien (SFirm-Import)

Eingangsrechnungen: Buchhaltung

Zweite Freigabestufe. Wird sofort gespeichert, ohne „Speichern“.

Buchhaltung prüft

Bei der Buchhaltung landet der Beleg bei

Suche

Was die Suche (Strg+K) und ProKI finden können und wie weit das Einlesen ist

Testlauf

Messläufe im Labor: welche Fragen die Testinstanzen gerade beantworten, wie weit sie sind und was dabei herauskam. Live-Betrieb ist davon nicht betroffen.

Dokumentkarten

Zu jedem wichtigen Dokument schreibt ProKI eine kurze Karte mit Art, Datum, Beteiligten und Themen. So findet ProKI einen Punkt auch, wenn er tief im Dokument steht.

Texterkennung

Eingescannte PDFs ohne Text werden gelesen, damit auch ihr Inhalt gefunden wird.

Suchquellen

Woraus die Suche liest. Neue Dateien kommen von selbst dazu; ein unterbrochener Lauf setzt dort fort, wo er stand.

Integrationen

Externe Dienste und API-Verbindungen

UniFi-Lesezugang (Dream Machine)

Lade…

Facilioo API

API-URL

Standard: https://api.facilioo.de

E-Mail

Passwort

Gen1 refreshToken (Legacy, für Zeiterfassung)

Nur für die Zeiterfassung im Ticketspiegel. Aus app.facilioo.de (eingeloggt): F12 → Application → Cookies → Zeile refreshToken kopieren. Gilt ~1 Jahr; daraus zieht die App automatisch die nötigen Tokens. Gen1 wird zum 01.01.2027 abgeschaltet.

E-Mail (Microsoft 365)

Meine Postfächer

Persönliches und zusätzliche Postfächer, die als Absender beim E-Mail-Versand verfügbar sind.

E-Mail Fallback (SMTP)

Wird nur verwendet, wenn kein M365-Account verbunden ist.

SMTP-Server

Port

Benutzer

Passwort

Absender-E-Mail

Absender-Name

SSL/TLS verwenden

Mein Binect-Zugang

Mit diesen Daten schicken Protokollversand, Rundschreiben und Verwalterwechsel Ihre Briefe an Binect. Es sind Ihre persönlichen Anmeldedaten für Binect WorkDesk Web. Beim Speichern prüft die App die Anmeldung.

Benutzername

Passwort

Binect WorkDesk Web

Adresse der eigenen Binect-Instanz. Die Zugangsdaten hinterlegt jeder Mitarbeiter selbst unter „Mein Binect-Zugang".

Adresse

Mitel Telefonanlage

MiVoice Office 400 (Web-Admin) für Rufumleitungen.

Host / IP-Adresse

Benutzername

Passwort

Anruf-Fenster (CTI)

Fenster bei Anrufen, Telefonnotiz, Zeitbuchung, Wählen und Weiterleiten aus ProjectaPro.

Anruf-Fenster eingeschaltet

Aus: keine Fenster, keine Zeitbuchung, kein Abgleich des Anruf-Verlaufs.

Freigeschaltete Benutzer

Anmeldenamen mit Komma getrennt. Leer = alle mit Durchwahl.

Hostinger VPS (SFTP)

Dateifreigabe über SFTP auf den Hostinger VPS.

Host

Port

Benutzer

Passwort

Remote-Pfad

Öffentliche Basis-URL

Speicherplatz

Lade Speicherplatz...

E-Mail Signatur

Persönliche Signatur für E-Mails an Rechnungsprüfer.

S-Firm Synchronisation

Kontodaten aus S-Firm in die lokale Datenbank spiegeln.

Lade Status...

KI / LLM

Lokaler llama-server für Textanalyse, Rechtschreibprüfung und Extraktion.

LLM-Server URL

OpenAI-kompatibles API (llama-server, vLLM, etc.)

Modell

PaddleOCR URL

OCR für Rechnungserkennung

Tesseract OCR URL

OCR für Verwalterverträge

PDF-Optimierung URL

MRC-Kompression (pdf-optimize)

WEG-News Bildgenerierung

Hero-Bilder für WEG-News-Artikel, wahlweise über Google Gemini oder OpenAI.

Bildmodell

Der Anbieter ergibt sich aus dem gewählten Modell, nur der jeweils passende Schlüssel unten wird gebraucht.

Zwischenbilder während der Erzeugung

Nur bei den OpenAI-Modellen. Statt eines Ladebalkens erscheint ein grobes Bild, das nach und nach scharf wird. OpenAI dokumentiert nicht, ob Zwischenbilder extra kosten; eine Fremdmessung nennt rund 100 zusätzliche Ausgabe-Tokens je Stufe, das wären etwa 0,3 Cent. Auf 0 stellen schaltet es ab.

Google-API-Schlüssel

Wird für das gewählte Gemini-Modell gebraucht.

OpenAI-API-Schlüssel

Wird für das gewählte GPT-Image-Modell gebraucht.

Website projecta.immo

Zugang für den Live-Deploy. Der private SSH-Schlüssel bleibt als Datei auf dem Server, hier steht nur sein Pfad. Den passenden öffentlichen Schlüssel muss Plesk kennen. Ein leer gelassenes Pflichtfeld führt beim Deploy zu einer klaren Fehlermeldung in der Vorprüfung.

Quell-Verzeichnis auf dem Server (Worktree)

Plesk-Server

Plesk-Benutzer

Zielverzeichnis auf dem Plesk-Server

Pfad zum privaten SSH-Schlüssel

Dateipfade

Verzeichnisse für Archiv, Kontoauszüge und Importe

Verzeichnisse

Archiv-Pfad (Belege)

HP-Archiv mit gescannten Belegen

Kontoauszüge-Pfad

SFirm-Kontoauszüge (PDF)

CAMT-Import-Verzeichnis

CAMT-Kontoauszugsdateien (XML)

System / Infrastruktur

Datenbank, Backend und Updates

Update

Version ...

Listen & Regeln

Objekte, Ausschüttungen und Navigation verwalten

Objekte verwalten

Deaktivierte Objekte werden in den Dashboard-Tabellen nicht angezeigt.

Lade Objekte...

0 aktiv / 0 gesamt

SEV Ausschüttungen

Abgewählte Objekte werden nicht angezeigt.

Lade SEV-Objekte...

0 aktiv / 0 gesamt

Miete Ausschüttungen

Abgewählte Objekte werden nicht angezeigt.

Lade Miete-Objekte...

0 aktiv / 0 gesamt

Benutzer & Sicherheit

Benutzerkonten, HP-Kürzel, Berechtigungen, 2FA und API-Schlüssel

Mein Account

?

...

Kein M365 verbunden

Passwort ändern

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Rechte & Gruppen

Wer was darf. Gruppen geben ihre Rechte an alle Mitglieder, Zusatzrechte gelten für einzelne Personen.

Vorlagen

E-Mail- und Facilioo-Vorlagen. Platzhalter wie {{name}} werden automatisch ersetzt.

Lade…

Verwalterwechsel

Versorger, Dienstleister und Behörden über eine Objektübernahme informieren.

Lade…

VG-Auswertung wird geladen …

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Sondereigentum

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Ausschüttung konfigurieren

Ausschüttung konfigurieren

Sammel-Ausschüttung SEV

SEV-Ausführungen zurücksetzen

SEV als ausgeführt markieren

Sammel-Ausschüttung Miete

Miete-Ausführungen zurücksetzen

Miete als ausgeführt markieren

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Erfolgreich versendet

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Facilioo - Verlängerung mitteilen

Verlängerung erstellt

Datei

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Wirtschaftsplan

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